Työtekijöiden osallistaminen – miten sen voi aloittaa?

Moni esimies tuskailee palavereissa, kun ei saa koko tiimiä keskustelemaan ja osallistumaan yhteisten asioiden käsittelyyn. Samaan aikaan työyhteisökyselyissä henkilöstö peräänkuuluttaa enemmän vaikuttamismahdollisuuksia. Ovatpa myös vilkkaat käytäväkeskustelut tuttu osa arkea.

Suosittelen kokeilemaan kohinasuodatinta. Se on helppo osallistava menetelmä, joka auttaa ymmärtämään paremmin ihmisille tärkeitä asioita ja aiheita. Se voisi kirvoittaa keskustelua sellaisille urille, joka aktivoisi jopa ne passiivisimmat. Se antaa myös hiljaisille mahdollisuuden tulla kuulluksi.

Kohinasuodatin sopii mainiosti esimerkiksi tiimin palaverikäytäntöjen kehittämiseen. Yhtä lailla siitä on ollut hyötyä muutostilanteiden aikana, kun on pyritty huomioimaan ihmisten erilaiset tiedontarpeet. Nimensä mukaisesti se suodattaa kaikenlaista ylimääräistä kohinaa ja keskittyy löytämään aiheita ja teemoja, joita on tärkeää tutkia. Se antaa mahdollisuuden vaikuttaa tuomalla esiin hiljaisia signaaleja ja näkökulmia, joita pelkällä kuulumisten kyselykierroksella voi olla vaikea saada esiin. Sen avulla lisätään myös luottamusta jakaa tiimissä erilaisia asioita ja tehdä päätöksiä yhdessä.

Itse työkalu on yksinkertaisuudessaankin erittäin vaikuttava. Osallistajan, esimiehen tai fasilitaattorin ensisijainen tehtävä on tarjota tiimiläisille pohdittavaksi kolme kysymystä, joihin jokaiseen odotetaan jokaiselta vastaus.

  1. Mistä me tiimissämme/palaverissamme puhumme paljon (liikaa)?
  2. Mistä puhutaan vähän, mutta olisi tärkeä puhua enemmän?
  3. Mistä emme puhu lainkaan, mutta pitäisi?

Riippuen tiimin keskinäisestä turvallisuudesta ja sisäisestä luottamuksesta, vastaukset voidaan kerätä vaikka nimettömästi paperilapuilla tai palaverin aluksi jokaiselta kyselemällä. Joskus voi olla hyvä käydä tiimin kanssa myös perusperiaatteet yhdessä läpi: Jokainen vastaus on yhtä arvokas. Niiden takana on aito tarve saada tietoa ja ymmärtää, keskittyä oman ja tiimin onnistumisen kannalta olennaisiin asioihin, tulla kuulluksi ja ymmärretyksi.

Kun kaikkien ajatukset ovat tulleet näkyväksi, voi siirtyä seuraavaan vaiheeseen ja pohtia vaikka pareittain mikä ”tuloksissa” oli tuttua ja mikä yllätti. Osallistavan esimiehen tärkein tehtävä on osata aktiivisesti kuunnella, rohkaista ja kannustaa sekä luottaa siihen, että tiimissä löytyy kollektiivista rohkeutta nostaa tietoiseen keskusteluun asioita, joiden tarvitsee tulla esiin.

Kohinasuodatin voi siis auttaa osallistamisessa hyvään alkuun! Se huomioi menetelmänä hyvin osallistujat, heidän erilaiset kiinnostuksen kohteet ja tarpeet. Jo hyvien avoimien kysymysten kysyminen on siis osallistamista. Niiden avulla annetaan ihmisten ajatuksille uusi tila tulla nähdyksi ja kuulluksi. Ja avoin kuuleminen ja aktiivinen kuunteleminen on olennainen osa osallistaminen. Näistä elementeistä alkaa kehkeytyä vuorovaikutusta eli vuoroin vaikuttamista.

Minkälaisissa tilanteissa sinä voisit kokeilla kohinasuodatinta?

Tässä vielä pari suodattimeen sopivaa bonuskysymystä jatkokurssilla käytettäväksi

  • Mistä meillä ei saa puhua?
  • Mistä puhutaan, mutta mitä ei kuulla/ymmärretä?

Marjo Forsblom, työkykyjohtamisen kehittämispäällikkö

Jos keskustelu ei meinaa luistaa, kannattaa kokeilla erilaisia työkaluja kommenttipadon murtamiseen. Kohinasuodatin sopii mainiosti esimerkiksi tiimin palaverikäytäntöjen kehittämiseen, kirjoittaa Marjo Forsblom.

 

Tutustu ELon työkykyjohtamisen palveluihin