Otammeko työyhteisössämme rohkeasti puheeksi vaikeatkin asiat?

Elon asiakkaille suunnatussa työyhteisökyselyssä on väittämä ”Otamme rohkeasti puheeksi vaikeatkin asiat”. Se saa yleensä aina huonoimmat arvosanat ja sitä asiakkaamme haluavat eniten kehittää. Luulisi, että jos asiat olisivat helppoja, vastaavasti niiden puheeksi ottaminenkin olisi helpompaa. Kuitenkin meillä jokaisella on omalta osaltamme vastuu työyhteisön hyvinvoinnista. Tähän vastuuseen kuuluu, että otamme puheeksi meitä vaivaavat vaikeatkin asiat, esimerkiksi oman tai kollegan jaksaminen, kiusaaminen ja epäasiallinen käytöksen tai sovittujen pelisääntöjen rikkominen.

Puheeksi ottaminen koetaan vaikeaksi, kuten kyselymme tulokset osoittavat. Puheeksi ottamisesta voi olla huonoja kokemuksia aikaisemmin, puheeksi otettuja asioita ei ole otettu vakavasti tai niihin ei ole puututtu eikä mitään ei ole tapahtunut. Usein pelätään sitä, että työkaveri loukkaantuu tai reagoi asiaan voimakkaasti. Pelätään, että asiat pahenevat ja mutkistuvat entisestään.

Vaikeankin asian voi ottaa esille kunnioittavasti

Kriittisen tai korjaavan palautteen tarkoituksena on saada jotain muutosta ja kehittymistä aikaan. Jos palautteen vastaanottaja kokee palautteen hyökkäyksenä, aktivoituu aivojemme mantelitumake. Silloin ajattelu kapenee miettimään, pitäisikö tähän uhkaan reagoida pakenemalla tai taistelemalla vai olisiko sittenkin syytä leikkiä kuollutta. Minkä tahansa reagointitavan valitsee, palaute ei tule perille. Kivikautiset aivomme keskittyvät henkiin jäämiseen eikä vastaanottamaan ja kehittymään tämän valtavan uhan alla.

Palautteen antamistavalla on siis suuri merkitys: annetaanko se toista arvostavasti ja kunnioittavasti vai syyttävästi huutaen. Silmiini pisti tutkimus, jonka mukaan 70 prosenttia ihmisistä lamaantuu tai lakkaa ajattelemasta saadessaan negatiivista palautetta, 20 prosenttia ei huomaa mitään ja vain 10 prosenttia pystyy käyttämään palautteen hyväkseen. Jotain olisi syytä tehdä toisin, jos vain 10 prosenttia menee maaliin asti! Onneksi tätäkin asiaa on mahdollista oppia, ja harjoitus tekee mestarin.

Palautteenantaja haluaa hyvää

Palautteen pitää olla oikeudenmukaista. Tällainen palaute on hyvin perusteltua. Palautteen vastaanottajan pitäisi saada jokin konkreettinen asia, johon tarttua ja jota lähteä työstämään. Hyvä palaute voi sisältää kritiikin lisäksi järkeviä käytännönläheisiä ratkaisuehdotuksia sekä kannustusta ja uskoa tulevaan. Palautteen antaminen on vuoropuhelua, jossa asiaa pohditaan yhdessä eikä vain keskitytä toisen osapuolen tekemisiin tai tekemättä jättämisiin. Yhteisessä keskustelussa myös palautteen saajalla on mahdollisuus esittää asiaan oma näkemyksensä, perustelunsa ja ratkaisuehdotuksensa.

Palaute on tai sen ainakin pitäisi olla kaksisuuntaista. Palautteen antajalla ja vastaanottajalla on omat aktiiviset roolinsa. Me kaikki emme ole taitavia palautteenantajia, joten tässä kohdassa olisi hyvä, jos vastaanottajan roolissa osaisimme pysähtyä ja miettiä, mikä on se haluttu hyvä tarkoitus, joka tuolla ihmisellä on palautetta antaessaan. Uskon siihen, että ihmiset haluavat toisilleen hyvää ja haluavat saada asiat sujumaan. Toki pahantahtoisiakin ihmisiä on, mutta he ovat häviävän pieni vähemmistö eikä heidän mukaansa ole hyvä yleistää.

Työpaikalla olisi hyvä yhdessä pohtia kriittisen palautteen antamisen ja vastaanottamisen pelisääntöjä. Kannattaisi ainakin määritellä, mitä tarkoittaa käytännössä omaan toimintaan kohdistuvan kriittisen palautteen rakentava vastaanottaminen ja mitä tarkoittaa käytännössä se, että kritiikki annetaan rakentavalla tavalla.

Kun on sovitut pelisäännöt, pienenee kynnys ottaa asiat esille sen henkilön kanssa, jota asia koskee. Aika yleistä on, että puhutaankin jonkun kolmannen osapuolen kanssa, eikä asianosainen itse tiedä asiasta mitään. Kun työyhteisössä on työntekijöidenkin kesken lupa ottaa asioita puheeksi, ja yhdessä ollaan määritelty, kuinka kritiikki vastaanotetaan ja annetaan rakentavalla tavalla, vaikeiden asioiden puheeksi otto käy helpommin.

Otetaan siis huomioon sekä lähettäjän että vastaanottajan roolit. Sitten vaan harjoittelemaan!

Marja Konttila, työkykyjohtamisen kehittämispäällikkö

Tutustu Elon työkykyjohtamisen palveluihin >

Kriittinen palaute ja hankalien asioiden puheeksi ottaminen ei ole helppoa, tietää Marja Konttila.