Viiden ässän vinkit eli lisätehoja työpäivään lean-menetelmällä

Kuluuko työpäivästäsi häiritsevän paljon sähköpostien ja tavaroiden etsimiseen, päämäärättömään puuhasteluun ja paikasta toiseen juoksemiseen? Japanissa kehitetty lean-menetelmä voi olla pelastuksesi. Lean on kuin työelämän konmari, jonka tarkoitus on heittää hyvästit kaikelle turhalle. Tavaroiden sijaan lean hyvästelee ajan hukkaamisen.

Oman työsi leanaamisen voit aloittaa viiden vinkkimme avulla. Kun muut huomaavat huikean tehokkuutesi ja säkenöivän energiasi, innostus leaniin tarttuu nopeasti koko työyhteisöön.

1. Voita viidellä ässällä

Leanin viisi ässää virtaviivaistavat työtapoja. Kolme ensimmäistä – sortteeraaminen, systematisointi ja siivous – varmistavat, ettei oma työympäristösi ole este tehokkuudelle. Järjestä työpisteesi niin, että vain tarvitsemasi työkalut ja materiaalit ovat esillä. Keksi muille tavaroille paikat, joista kuka tahansa löytää ne helposti esimerkiksi projektin tai työtehtävän mukaan. Siistissä työympäristössä työ sujuu ja on sekä miellyttävämpää että turvallisempaa. Etsi työpöydän pinta esiin, löydät samalla työn iloa!

Kaksi viimeistä ässää eli standardisointi ja seuranta kehottavat luomaan pysyviä ja aikaa säästäviä tapoja hoitaa rutiinitehtävät sekä huolehtimaan, etteivät uudet upeat käytännöt unohdu ensihuuman haihduttua.

2. Suunnittele ja visualisoi

Lean-menetelmään sisältyy Kanban-konsepti, joka tarkoittaa työn visualisoimista. Kirjoita päivän tehtävät vaikkapa erivärisille muistilapuille tärkeysjärjestyksen mukaan. Kiinnitä ne sitten paperille, johon on merkitty sarakkeet odottaville, keskeneräisille ja valmiille tehtäville. Työpäiviin tulee väkisinkin yllätyksiä, joten kaikkea ei missään tapauksessa tarvitse ehtiä. Jo parin tehtävän siirtäminen valmiiden sarakkeeseen saa sinut tuntemaan, että työ on hallinnassa. Hallinnan tunne taas vähentää stressiä ja auttaa pääsemään työn imuun.

3. Tiedä tehtäväsi

Monen maanantaiaamun kysymys “mitä minä täällä oikein teen” on yllättäen tehokkuuden parantamisen alku ja juuri. Mieti, mikä oma roolisi on yrityksen ”isossa kuvassa” eli miten juuri sinun tekemisesi auttaa työkavereita tai asiakkaita. Amerikkalaisen The Wharton Schoolin tutkijan Adam Grantin mukaan tieto siitä, että oma työ tuottaa muille todellista apua ja iloa, tuo päivittäiseen tekemiseen positiivista energiaa, tarmoa ja tehoa.

4. Pidä taukoja

Voisi kuvitella, että taukojen pitäminen ja tehokas työskentely ovat toistensa vastakohtia, mutta totuus on aivan päinvastainen. Toronton yliopiston tutkimus kertoo, että aivot keskittyvät tauon jälkeen paljon paremmin työhön, kunhan vain tauko on käytetty johonkin mieluisaan. Älä hyppää suoraan Facebook-uutisvirran vietäväksi vaan mieti, millainen tauko tuottaa sinulle eniten iloa. Juttele kollegan kanssa, soita ystävälle, ota kuppi kahvia, lue uutisia, väritä tai käy jumpassa. Tauon jälkeinen hyvä mieli antaa korvaamatonta lisäpuhtia, ja vähemmän väsyneenä vältät myös aikaa hukkaavia virheitä.

5. Huolehdi itsestäsi

Lean-menetelmän Kaizen tarkoittaa positiivista muutosta. Oman työn leanaamisessa tämä voi olla jatkuvaa itsesi kehittämistä niin, että pystyt selviämään työsi haasteista jatkossakin. Tämä ei onnistu ilman riittävää palautumista. Todellista tehokkuutta ei ole niska limassa puurtaminen vaan rohkeus jättää kalenteriiin tarpeeksi tyhjää tilaa. Kun ehdit ja jaksat opiskella, mietiskellä rauhassa, ideoida luovasti, levätä ja kohdata ihmisiä, huolehdit niin henkisestä kuin fyysisestä hyvinvoinnistasi. Sinä itse olet kaikkein tärkein työkalusi, jota et missään nimessä saa päästä epäkuntoon.

Tuotannon esimies Kristina Juuso kiteyttää Suomen Lean-yhdistyksen blogissa, että lean-filosofian ydin koostuu asioiden jatkuvasta yksinkertaistamisesta ja työn helpoksi tekemisestä. Työn leanaaja nappaa kiinni jokaisesta ideasta, joka voisi yksinkertaistaa työtä, ja miettii, olisiko siitä jopa yhteiseksi toimintatavaksi. Sen, minkä hän tekee, hän tekee tehokkaasti ja aikaa hukkaamatta. Yhtä lailla hän osaa myös jättää tekemättä – palautua, pitää kiinni hyvinvoinnistaan ja antaa tilaa työn ilolle.