Me-henkeä missä tahansa – näin onnistut etäjohtamisessa

Esimiestyön ja työyhteisöjen kehittäjä Ulla Vilkman
Ulla Vilkman

Yhä harvempi tiimi istuu enää samassa työtilassa tai edes yhteisessä konttorissa. Osa porukasta tekee töitä eri kaupungeissa tai eri maissa, ja kollegat tapaavat kasvokkain vain satunnaisesti. Esimiehille muutos tarkoittaa uudenlaisia haasteita niin me-hengen luomiseen, viestintään, työn koordinointiin kuin luottamuksen rakentamiseen. Etäjohtaminen-kirjan julkaissut esimiestyön ja työyhteisöjen kehittäjä Ulla Vilkman kertoo, että etäjohtaminen kuuluu nykypäivän työelämän perustaitoihin.

Tiimihenki ei ole itsestäänselvyys

Työskentelipä tiimi sitten eri puolilla huonetta tai eri puolilla maailmaa, se tarvitsee yhteenkuuluvuuden tunnetta.

− Ilman tiimihenkeä sitoutuminen on heikompaa. Silloin vain käydään töissä pistämättä peliin mitään ylimääräistä, Vilkman muistuttaa.

Vilkmanin mukaan tiimihenki ei synny automaattisesti, vaikka oltaisiin samassa paikassa. Sen luomiseen vaaditaan aina hyvää vuorovaikutusta.

− Onneksi ihmisellä on luontainen tarve kuulua joukkoon, Vilkman hymähtää.

− Toiset ovat vetäytyvämpiä ja toiset ulospäinsuuntautuneempia, mutta kaikki kaipaavat muiden arvostusta.

Kuulumisia ja kahvikeskusteluja

Hajautuneessa tiimissä arvostuksesta kertoo säännöllinen yhteydenpito, kuten kahdenkeskiset puhelut, pikaviestit tai chat-keskustelut, joissa etäjohtaja kyselee kiinnostuneena alaisensa kuulumisia, tunteita ja tarpeita. Myös tiimipalaverit ovat Vilkmanin mielestä tärkeitä.

− Vuorovaikutus toimii, kun tiimiläiset ovat jatkuvasti tekemisissä keskenään. Tiimipalavereissa käydään läpi yhteisiä tavoitteita ja työn edistymistä, mutta yhtä tärkeää on jutella myös vapaamuotoisesti – perheestä, harrastuksista, säästä, lomasuunnitelmista ja työasioista sekaisin. Perinteisessä konttorissa parhaat ideat syntyvät kahviautomaatin äärellä, ja hajautuneen tiimin kahvikeskustelut käydään muissa kanavissa.

Skype-palavereihin Vilkman suosittelee lisää videokuvan käyttöä, sillä se lähentää työkavereita toisiinsa. Omista asioista puhuminen tuntuu heti luontevammalta, kun ääni saa kasvot.

Hyppy digitaaliseen maailmaan

Aikaerojen vuoksi tiimipalaverit eivät aina onnistu, mutta onneksi vuorovaikutukseen on myös muita keinoja. Sähköpostien ja videopuheluiden rinnalle löytyy yhä uusia kanavia, joilla kaikilla on oma roolinsa.

Etäjohtajan kannattaa kokeilla rohkeasti digitaalisia työkaluja. Virtuaaliset valkotaulut ja muut yhdessä työstettävät tiedostot helpottavat projektinhallintaa, ja esimiehen videolle nauhoittamia ohjeita on kätevä seurata työn ohessa.

Tiimin omaa Facebook- tai WhatsApp-ryhmää Vilkman ei pidä työajan hukkaamisena, päinvastoin.

− Sisäinen sosiaalinen media on erinomainen yhteisöllisyyden rakentaja. Projektinhallintatyökaluun voi perustaa oman kanavansa vaikkapa firman pyöräilyhaasteelle tai jonkin ammatillisen teeman ympärille.

Tavoitteet ja visio tutuiksi

Etäjohtajan, kuten kenen tahansa esimiehen, on pidettävä koko tiiminsä kartalla. Käytännön asioihin painottuvan vuorovaikutuksen lisäksi tämä tarkoittaa yhteisen innostavan vision välittämistä kaikille.

− Visiolla tarkoitan tiimin yhteisymmärrystä siitä, minne ollaan menossa ja mikä kunkin työntekijän rooli on matkalla päämäärään. Esimiehen tehtävä on heijastaa visiota kaikessa vuorovaikutuksessa ja liittää se suoraan tiimin ja yrityksen tavoitteisiin, Vilkman kertoo.

Etäjohtajan täytyy luottaa, että työt hoituvat ilman jatkuvaa valvontaa, ja keskittyä tavoitteisiin. Näitä taas on hyvä käydä läpi säännöllisin väliajoin, esimerkiksi kuukauden tai kahden välein. Etätyöntekijät kaipaavat esimiehen sparrausta, ja heiltä tulisi myös kysellä tavallista aktiivisemmin, tarvitsevatko he apua tai lisätietoja.

− Lisäksi tiimi voi rakentaa yhdessä pelisäännöt, joiden mukaan toimitaan, Vilkman jatkaa.

− Niiden avulla on helppo määrittää esimerkiksi eri työvälineiden roolit, viikon yhteinen toimistopäivä, tai hoidetaanko palaverit pääsääntöisesti kasvokkain vai Skypellä.

Vilkmanin mukaan juuri pelisääntöjä luodessa tiimin kipukohdat nousevat useimmin esiin, ja niitä päästään korjaamaan ajoissa.

 

Ulla Vilkmanin neuvot etäjohtajalle:

  • Muista suunnitelmallinen vuorovaikutus
  • Ole kiinnostunut ja saatavilla
  • Näytä alaisille, että luotat heihin
  • Määritä tavoitteet ja seuraa niitä
  • Luo yhteinen innostava visio ja ylläpidä sitä
  • Uskalla rakentaa digitaalinen työympäristö
comments powered by Disqus